Das Ende des Papier-Formulars

Aktenwagen ade: Wirtschaftsabsolventin Rita Kister (M.) moderiert die Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben „Reisen“ und „Digitale Personalakte“. Ihre Ansprechpartnerinnen sind Heike Schmidt (l.) von der Personalverwaltung und Gisela Schwark (r.) von der zentralen Informationstechnik. Foto: WH/BL

Bereits seit einigen Jahren wird die Verwaltung der Westfälischen Hochschule auf digitale Prozesse umgestellt: Rechnungen werden häufig nur noch elektronisch be- und verarbeitet, die Finanzbuchhaltung ist digitalisiert. Auch die Bewerbung um einen Studienplatz ist längst digital. Seit einigen Monaten kann man sich online auf Stellenanzeigen bei der Hochschule bewerben. Die Corona-Pandemie und ihre Distanzregeln haben die Digitalisierung der Dienstleistungen für die Studierenden zusätzlich beschleunigt. Die Reisekostenverwaltung und die Personalakten sind die nächsten Aufgaben, die sich die Hochschule vorgenommen hat, und entspricht damit sowohl dem E-Government-Gesetz als auch dem Onlinezugangsgesetz (OZG).

(BL) Mit  finanzieller Unterstützung durch das Land Nordrhein-Westfalen konnte die Westfälische Hochschule für diese Aufgaben Rita Kister als Kanzler-Referentin und E-Government- und OZG-Koordinatorin einstellen. Sie wird gemeinsam mit dem Personaldezernat als inhaltlich zuständiger Abteilung und dem Zentrum für Informationstechnik und Medien als technischem Dienstleister zunächst die gegenwärtigen Abläufe analysieren und in ein digitales Ablaufsystem übertragen, bevor die neuen Digitalverwaltungsbausteine überprüft werden und dann ins Verwaltungsleben treten. „Am Ende sollen Reisekostenabrechnungen und Personalakten nur noch elektronisch erarbeitet beziehrungsweise geführt werden“, so Kanzler Dr. Heiko Geruschkat. Für die Liebhaber der dann historischen Papierformulare gibt es aber schriftliche und telefonische Hilfe für das neue System.

Die Westfälische Hochschule ist mit ihren Aktivitäten zur Digitalisierung der Verwaltung nicht auf sich allein gestellt, sondern nutzt Synergien im Hochschulverbund. So gibt es etwa eine „Koordinierungsinstanz Digitaler Unterstützungsprozesse“ im Land Nordrhein-Westfalen, die KDU NRW, eine Einrichtung unter dem Dach der „Digitalen Hochschule NRW“ (DH.NRW). Speziell für das Thema „Digitale Personalakte“ gibt es außerdem einen Konsortialverbund nordrhein-westfälischer Hochschulen, zu dem unter der Führung der Fachhochschule Münster neben der Westfälischen Hochschule auch die Fachhochschulen in Düsseldorf und Köln sowie die Universitäten in Bochum, Düsseldorf und Münster gehören.

Der Zielhorizont für die Fertigstellung der Digitalisierung von Reisekostenverwaltung und digitaler Personalakte ist das Ende des kommenden Jahres. Darüber hinaus sollen weitere geeignete Verwaltungsbereiche der Westfälischen Hochschule folgen. Schon, um den Vorgaben von E-Government-Gesetz und Onlinezugangsgesetz zu entsprechen. Das Onlinezugangsgesetz listet 14 Themenfelder mit insgesamt 575 Dienstleistungen auf, von denen jedoch nur die Lebenslage „Studium“ die Hochschule direkt betrifft. Am Ende sollen Bürger und Bürgerinnen alle Verwaltungs-Notwendigkeiten „von der Wiege bis zur Bahre“ über elektronische Verwaltungsportale erledigen können. Die Leistungen der Westfälischen Hochschule werden dann nicht nur über die eigene Internet-Site erreichbar sein, sondern auch über die Verwaltungsportale. „Die Angebote dieser Portale werden bis Ende 2022 nach und nach freigeschaltet“, so die Prognose von Rita Kister.

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