Neue Aufgabengebiete

Dr. Stefan Zerrath (l.) und Caroline Möller (Mitte) ergänzen in neuen Positionen das Leitungsteam der Hochschulverwaltung. Offiziell starteten beide zum ersten Mai in das neue Aufgabengebiet. Zerrath beginnt als stellvertretender Sachgebietsleiter des Studierendensekretariats und Möller ist Leiterin des Dezernats Studierendenservice. „Ich freue mich sehr darüber, dass wir für diese Aufgabengebiete Frau Möller und Herrn Dr. Zerrath gewinnen konnten, um die zukünftigen Herausforderungen in diesen Bereichen gemeinsam anzugehen“, erläutert Dr. Heiko Geruschkat (r.), Kanzler der Westfälischen Hochschule. Foto: WH/MV

Seit dem ersten Mai leitet Caroline Möller das „Dezernat Studierendenservice“ (Dez. II). Gleichzeitig hat Dr. Stefan Zerrath die stellvertretende Leitung des Studierendensekretariats übernommen. Was hat beide bewogen, sich auf diese Positionen zu bewerben? Trikon hörte bei den beiden nach.

Wann genau seid ihr in das neue Aufgabengebiet gestartet?

Leiterin des Dezernats Studierendenservice Caroline Möller (CM): Kommissarisch habe ich die Leitung des Dezernats bereits zum ersten Januar dieses Jahres übernommen, da mein Vorgänger Frank Buchner zu diesem Zeitpunkt komplett in den Personalrat gewechselt ist. Die offizielle Übernahme der Leitung erfolgte dann nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens zum ersten Mai.

Stellvertretender Sachgebietsleiter des Studierendensekretariats Dr. Stefan Zerrath (SZ): Der „Start“ erfolgte bei mir offiziell zum ersten Mai 2021.

Wie lange seid ihr an der Hochschule in euren Bereichen vor dem Wechsel tätig gewesen?

CM: Ich habe zum ersten September 2010 als Studienberaterin damals noch an der Fachhochschule Gelsenkirchen begonnen. Zu diesem Zeitpunkt waren das Studierendensekretariat und die Studienberatung noch ein gemeinsames Sachgebiet.

SZ: Ich bin seit etwa viereinhalb Jahren an der Westfälischen Hochschule im Justiziariat.

Was hat euch zum Wechsel bewogen?

CM: So ein bisschen war es wie ein „logischer Schritt“. Nach den vielen Jahren an der Hochschule, in der Studienberatung und im Dezernat zwei hat es mich nach dem Aufbau der Studienberatung gereizt, auch auf Dezernatsebene die Weiterentwicklung des studentischen Servicebereichs mitzugestalten. Wenn es nach mir gegangen wäre, hätte dies auch ruhig noch ein paar Jahre mit Frank Buchner als Dezernent so sein können. Aber als es dann anders kam, war für mich klar, auch hier Verantwortung zu übernehmen.

SZ: Mich haben drei Elemente zum „Wechsel“ bewogen: Die Übernahme von Führungsverantwortung respektive die damit verbundene berufliche Herausforderung sowie die greifbare Zusammenarbeit im Kollektiv und der eigene berufliche Fortschritt.

Wer macht zukünftig was? Was macht ihr vielleicht gemeinsam? Was muss man vielleicht gemeinsam planen oder machen?

CM: Wir machen alles gemeinsam! Ich verstehe meine Rolle insgesamt eher als übergeordnete Moderation, die die Sachgebiete dabei unterstützt, die anstehenden Herausforderungen zu bewältigen. Dabei geht es viel um Kommunikation und Transparenz untereinander, mit der Hochschulleitung, der ZIM-IT, den Gremien und ganz wichtig den Fachbereichen. Zudem sehe ich meine Stärke in der Schaffung von Strukturen und der Gestaltung von Rahmenbedingungen. Mit dem noch „frischen Blick“ von außen gelingt es an der einen oder anderen Stelle bestimmt, veraltete Prozesse aufzubrechen und zukünftig mit den neuen digitalen Möglichkeiten ein wenig einfacher zu gestalten. Zudem habe ich die Sachgebietsleitung der Studienberatung zunächst behalten und hoffe, hier an der einen oder anderen Stelle auch noch einmal direkt mit Studieninteressierten und Studierenden arbeiten zu können.

SZ: Zukünftig werde ich mich, im Tandem mit Harald Tüns, grundsätzlich um sämtliche Belange des Studierendensekretariats engagieren. Ich gehe davon aus, dass wir gemeinsam, beziehungsweise selbstredend auch im Kollektiv mit dem gesamten Team des Studierendsekretariats weitere wesentliche Prozesse „rund um“ die Einschreibung integrieren werden, um insbesondere dem nunmehr dynamischen Fortschreiten der Digitalisierung gerecht zu werden.

Was sind die größten Herausforderungen oder Baustellen? Was nehmt ihr an Erfahrungen mit und könnt es sofort ein- beziehungsweise umsetzen? Was kommt vielleicht neu hinzu?

CM: Die weiterhin anstehenden Digitalisierungsprozesse wie die Einführung des digitalen Meldesystems bezüglich der Krankenkassen werden Thema sein. Hinzu kommen im internationalen Bereich die Einführung von „Erasmus without paper“ und der „European Student Card Initiative“. Dann gibt es noch die Optimierung und Ausweitung der bereits umgestellten Prozesse in der Online-Bewerbung und der Immatrikulation. Diese werden uns sicherlich noch einige Zeit beschäftigen. Mir helfen dabei sicherlich die Erfahrungen der vielen Hochschuljahre und die immer schon vorhandene Nähe zum Studierendensekretariat. Neu ist für mich in jedem Fall der Themenbereich des „International Office“ und ich muss hier an vielen Stellen erst einmal verstehen, „wie die Dinge so laufen“. Auch der Umgang mit verschiedenen Verwaltungsvorgängen und diversen Ordnungen war in der Studienberatung bislang nicht vorhanden. Hier habe ich mit Stefan ja aber einen Profi an die Seite bekommen.

SZ: (Lacht) Wie benannt sämtliche Digitalisierungsprozesse „rund um“ das Thema Einschreibung. Alles hat eine Rechtsgrundlage, sodass mir meine juristische Ausbildung sowie diesbezüglich Erfahrung ebenfalls im Bereich des Studierendensekretariats sehr hilfreich sind. Neu ist die Übernahme von Führungsverantwortung und die damit verbundenen Herausforderungen im beruflichen Alltag.

Was wird sich zukünftig ändern? Was kann gleichbleiben oder sollte auch beibehalten werden? Was muss sich verändern (vielleicht im Vergleich zu anderen Hochschulen)?

CM: Den Vergleich zu anderen Hochschulen müssen wir in keinem Fall scheuen. Meine Teilnahme an einigen Vernetzungstreffen im letzten halben Jahr hat ergeben, dass wir an vielen Stellen schon sehr gut aufgestellt sind. Was sich ein wenig ändern wird, ist die Transparenz in Bezug auf unsere Vorgänge und Serviceangebote. Beibehalten wollen wir in jedem Fall unsere gute Laune und den Spaß an unserer Tätigkeit.

SZ: Wie ebenfalls benannt werden sich eine Vielzahl von Prozessen innerhalb des Studierendensekretariats digitalisieren, welche aus der Natur der Sache heraus bekannte beziehungsweise etablierte Strukturen aufbrechen und neugestalten werden. Nach meinem bisherigen Eindruck kann auf jeden Fall die sehr gute Stimmung im Team verbleiben. Diese macht definitiv Laune auf mehr. Im Übrigen sollten wir stets offen für Neues sein und konzentrierten sowie fortschrittlichen Lösungen, insbesondere im „Alltag“ der Verwaltung, grundsätzlich einen potenziellen Zugang bieten. Dabei ist nicht immer der Blick nach links oder rechts erforderlich. Manchmal darf beziehungsweise sollte man auch der Pionier oder die Pionierin sein.

Gibt es Wünsche oder Ideen?

SZ: Ich wünsche mir weiterhin eine tolle Zusammenarbeit im Kollektiv, die wir alle mit Freude und Spaß an den Aufgaben ausfüllen. Alles andere kommt von allein.

CM: Dem ist nichts hinzuzufügen! (Lacht herzlich)